電子帳簿保存法改正（令和４年１月１日以降）積極的でなくとも影響を受ける

電子帳簿保存法改正（令和４年１月１日以降どうする？）

電子帳簿保存法が改正され令和４年１月１日以降、電子帳簿保存に積極的でなくとも影響を受けることとなってしまいます。
紙の請求書等をスキャンしタイムスタンプを押す等して電子データで保存するという電子帳簿保存に積極的な事業者の方は、ここでは対象としません。とにかくできるだけ従来と同じ方法で余計な手間とコストをかけたくないという方に向けて書きます。

 

法人も個人事業者も電子取引を行うと影響を受ける

取引先から紙での請求書や領収書をもらっているものについては、従来通りその紙の請求書や領収書を保存すれば足ります。問題となるのは、メール添付等の形で請求書等をPDFで受領した場合やAmazon等で買い物をして紙の請求書等をもらえなかった場合（これらも電子取引に該当する）です。
これまでは、PDF等で受け取った請求書等を印刷して紙で保存しておけばよかったのですが、令和４年１月１日からはこの方法では電子取引の保存要件を満たさなくなるのです。

 

PDFの請求書等（電子取引）の保存要件

• 要件１　電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。）
  →　PDFの請求書等の保存には、特にすることはありません。


• 要件２　見読可能装置の備付け等
  →　ディスプレイ（画面）が見られればOKです。特にすることはありません。


• 要件３　検索機能の確保
  →　後述します。


• 要件４　次のいずれかを満たす
  ①タイムスタンプが付されたPDFをもらう
  ②受領したPDFに速やかにタイムスタンプを付す
  ③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用する
  ④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付ける
  →　①をもらえたら苦労しません。②や③は、コストがかかります。よって④を選択することになります。

 

具体的な保存方法

①請求書等データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。（検索機能確保）
(例）2022 年（令和４年）10 月 31日に株式会社国税商事から受領した110,000 円の請求書 ⇒ 「20221031_ ㈱国税商事 _110,000」というファイル名にする。
これを「取引の相手先名」や「●年▲月」など任意のフォルダに格納して保存する。
②一定の事務処理規程を作成し備え付ける。
「国税庁　電子取引事務処理規程」で、Web検索すると国税庁の「参考資料（各種規程等のサンプル）」というページが検索されるので、そのページの「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規程」（wordファイル）をダウンロードし、貴事業所の内容に作り変える。

国税庁の事務処理規程ひな型のページ

※第５条の保存期間は、税法上の保存期間と同じです。原則７年ですが、欠損金が生じた場合は１０年となりますので、１０年としておくのが無難です。
これでＯＫ。この方法で運用するのが最もコストと手間がかかりません。

 

アマゾン（Amazon）で買い物をした場合

①アマゾンのページの「アカウントサービス」 → 「注文履歴」から該当商品の「領収書等」のボタンを押し、「請求書１」を選択する。
※「請求書１（支払明細書）」には、商品名や消費税率・消費税額・支払金額等が記載されていますが、「領収書／購入明細書」には、消費税額が記載されていません。
※Amazonでの内容は、令和3年12月1日現在で、今後変更されるかもしれません。
②ダウンロードボタンを押し、４．①の規則に従って名前を付ける。
（ファイル名の例）20220109_Amazon_7,150.pdf
これを「Amazon」や「2022年01月」などのフォルダに格納して保存する。

 

上記の「電子取引の電子保存義務」は、令和４年度税制改正大綱にて、２年延期（令和6年１月１日施行）されました。